Jeśli wynajmujesz mieszkanie w Polsce, wiesz pewnie, że od takiego przychodu trzeba zapłacić podatek. Od 2023 roku przepisy trochę się zmieniły – z jednej strony stało się prościej, z drugiej, możliwości rozliczania dla osób prywatnych, które wynajmują swoje nieruchomości, są teraz bardziej ograniczone. Przygotowałem dla Ciebie kompletny przewodnik, który wyjaśni, jak rozliczyć podatek za wynajem mieszkania w 2025 roku. Skupimy się na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, bo to teraz jedyna opcja dla tak zwanego najmu prywatnego. Powiem Ci, jak wypełnić potrzebne formularze, co musisz przygotować i jak nie wpaść w najczęstsze pułapki.
Zmiany w opodatkowaniu najmu prywatnego od 2023 roku
Począwszy od 2023 roku, jeśli wynajmujesz mieszkanie prywatnie w Polsce, musisz rozliczać się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. To znaczy, że jako osoba fizyczna nie masz już wyboru – nie możesz już korzystać ze skali podatkowej.
Kiedyś można było odliczać różne koszty, chociażby remonty czy amortyzację nieruchomości. Niestety, dla najmu prywatnego ta opcja przepadła. Teraz stawki ryczałtu wyglądają tak: jeśli Twoje roczne przychody z najmu nie przekroczą 100 000 zł, płacisz 8,5%.
Gdy zarobisz więcej niż 100 000 zł rocznie, od tej nadwyżki zapłacisz 12,5% podatku. Pamiętaj, że te zasady dotyczą tylko najmu prywatnego – czyli wynajmu, który nie jest częścią zarejestrowanej działalności gospodarczej. Jeśli prowadzisz firmę, nadal masz inne opcje, jak choćby podatek liniowy (19%) czy skala podatkowa (12% i 32%), które pozwalają Ci odliczać koszty. Jednak dla zwykłego wynajmującego, który nie prowadzi działalności, ryczałt to jedyna droga.
„Zmiany wprowadzone od 2023 roku bardzo uprościły system opodatkowania najmu prywatnego, sprawiając, że ryczałt stał się jedyną dostępną formą. Może i brak możliwości odliczania kosztów bywa dla niektórych wynajmujących bolesny, ale za to eliminuje całą złożoność rozliczeń i ułatwia trzymanie się przepisów podatkowych” – zauważa ekspertka ds. podatków, Anna Kowalska.
Jak rozliczyć podatek od wynajmu – formularz PIT-28?
Jeśli rozliczasz podatek od przychodów z najmu ryczałtem, musisz użyć formularza PIT-28. Od 2023 roku to jedyny druk dla osób fizycznych, które prywatnie wynajmują mieszkania.
PIT-28 składasz do urzędu skarbowego, który odpowiada Twojemu miejscu zamieszkania. Możesz to zrobić na trzy sposoby:
- Osobiście w urzędzie.
- Wysyłając pocztą tradycyjną.
- Elektronicznie – to najwygodniejsza opcja.
Elektroniczne wysłanie deklaracji jest dostępne przez platformę e-Urząd Skarbowy. Wystarczy, że skorzystasz z Profilu Zaufanego, e-dowodu, bankowości elektronicznej, albo podasz dane autoryzacyjne: PESEL/NIP, datę urodzenia i kwotę przychodu z zeszłorocznej deklaracji. Pamiętaj, że na złożenie PIT-28 masz czas od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. To Twój obowiązek, żeby zrobić to terminowo.
W praktyce: brak możliwości odliczania kosztów od podatku za wynajem
Kiedy rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, płacisz podatek od całego przychodu, czyli od kwoty, którą dostajesz za wynajem. Nie ma tu miejsca na odliczanie jakichkolwiek poniesionych wydatków.
To oznacza, że wszelkie koszty związane z Twoją nieruchomością – czy to remonty, opłaty administracyjne, rachunki za media, odsetki od kredytu hipotecznego, czy ubezpieczenie – w ogóle nie zmniejszą Twojego podatku. Na przykład, jeśli co miesiąc zarabiasz 2000 zł na wynajmie, a w danym miesiącu wydałeś 5000 zł na remont, podatek i tak zapłacisz od tych 2000 zł, a nie od kwoty pomniejszonej o remont. To dosyć proste, prawda?
Ta zasada działa tylko dla najmu prywatnego. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą związaną z najmem, możesz odliczyć naprawdę dużo różnorodnych kosztów uzyskania przychodu. Brak odliczeń upraszcza sprawę, ale dla tych, którzy dużo inwestują w nieruchomość, bywa to mniej opłacalne. Dlatego ważne, żebyś świadomie zarządzał swoimi finansami i dokładnie zapisywał wszystkie przychody z najmu.
Jakie dokumenty przygotować do rozliczenia podatku od najmu?
Żeby poprawnie rozliczyć podatek od najmu, będziesz potrzebować przede wszystkim formularza PIT-28. Nawet jeśli na ryczałcie nie odliczasz kosztów, gorąco polecam prowadzić dokładną ewidencję wszystkich przychodów z czynszu.
Warto też przechowywać wszystkie dowody na poniesione koszty związane z najmem – nawet jeśli ich nie odliczasz. Mogą Ci się przydać w razie kontroli skarbowej albo po prostu do własnej analizy finansowej. Mówię tu o fakturach, rachunkach, umowach z wykonawcami, wyciągach bankowych – wszystko, co potwierdza, że coś wydałeś. Pamiętaj, żeby na tych dokumentach znalazły się Twoje dane, data i informacje o podmiocie, na rzecz którego poniosłeś koszt.
Nie zapomnij też o potwierdzeniach wpłat zaliczek na podatek, które przelewasz na swój mikrorachunek podatkowy. Wszystkie te papiery, razem z umową najmu, musisz trzymać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. To takie Twoje „must have”.
Jak wpłacić podatek od najmu – mikrorachunek podatkowy?
Podatek od najmu, czyli zaliczki na ryczałt, wpłacasz na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy. To taki Twój osobisty numer konta bankowego, przeznaczony do wszystkich zobowiązań podatkowych.
Swój mikrorachunek bez problemu znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl) – wystarczy, że wpiszesz swój numer PESEL. A w tytule przelewu koniecznie wpisz symbol „PPE”, co oznacza „podatek od przychodów z najmu”. Dzięki temu Twoja wpłata na pewno trafi tam, gdzie trzeba.
Pieniądze możesz przelać wygodnie, przez bankowość elektroniczną swojego banku, albo korzystając ze stron rządowych. Zawsze, ale to zawsze, sprawdź, czy numer mikrorachunku jest poprawny, zanim zrobisz przelew. Unikniesz w ten sposób niepotrzebnych kłopotów z urzędem skarbowym.
Kiedy złożyć deklarację PIT-28 za wynajem?
Masz czas na złożenie deklaracji PIT-28 za wynajem mieszkania od 15 lutego do 30 kwietnia roku, który następuje po roku podatkowym. Czyli jeśli mówimy o roku 2024, to PIT-28 musisz złożyć najpóźniej do 30 kwietnia 2025 roku.
Jeśli spóźnisz się z deklaracją albo w ogóle jej nie złożysz, to niestety mogą Cię czekać konsekwencje prawne. Czasem jest to grzywna, innym razem grożą Ci inne kary skarbowe, zależnie od sytuacji. Dlatego naprawdę warto pilnować tych terminów i zawsze składać deklaracje podatkowe punktualnie.
Ten termin jest taki sam dla każdego, kto rozlicza ryczałt od przychodów z najmu, bez względu na to, ile zarobiłeś. Zrobienie tego na czas to podstawa, żeby uniknąć niepotrzebnych problemów ze skarbówką.
Najem okazjonalny a najem zwykły – czy są różnice w rozliczeniu podatku?
Jeśli chodzi o sam podatek, najem okazjonalny wcale nie różni się od najmu zwykłego, gdy rozliczasz się ryczałtem. Obie te formy wynajmu prywatnego podlegają dokładnie temu samemu opodatkowaniu – czyli ryczałtowi od przychodów ewidencjonowanych.
To oznacza, że czy wynajmujesz mieszkanie na zasadach zwykłych, czy jako najem okazjonalny, stawki podatku są takie same: 8,5% do 100 000 zł przychodu i 12,5% od nadwyżki. Formularz, który wypełniasz, to również ten sam PIT-28. Faktyczna różnica przy najmie okazjonalnym dotyczy dodatkowych formalności, które musisz spełnić.
Umowę najmu okazjonalnego musisz zgłosić do odpowiedniego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od momentu jej rozpoczęcia. To warunek, bez którego nie skorzystasz z uproszczonej procedury eksmisji, którą przewiduje ta forma najmu. Ale samo rozliczenie podatku zostaje bez zmian.
Jak wypełnić PIT-28 krok po kroku na przykładzie wynajmu mieszkania?
Wypełnienie formularza PIT-28 dla przychodów z wynajmu mieszkania wymaga uwagi, ale dzięki prostocie ryczałtu jest naprawdę łatwe. Spójrzmy:
- Zacznij od pobrania aktualnego formularza PIT-28. Znajdziesz go na stronie podatki.gov.pl lub w swoim urzędzie skarbowym.
- Następnie wpisz swoje dane: PESEL, imię, nazwisko i adres zamieszkania, wszystko w odpowiednich polach.
- Teraz najważniejsze: do odpowiedniej sekcji deklaracji wpisz łączną kwotę przychodów z najmu, którą zebrałeś przez cały rok podatkowy. Pamiętaj, to kwota brutto, czyli wszystko, co dostałeś od najemcy.
- Oblicz należny podatek, używając stawek ryczałtu: 8,5% dla przychodów do 100 000 zł i 12,5% dla nadwyżki powyżej tej kwoty. W formularzu PIT-28 wpisz też sumę zaliczek, które wpłaciłeś w ciągu roku.
- W PIT-28 nie znajdziesz sekcji na odliczanie kosztów, co jest naturalne przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.
- Na koniec, jeśli okaże się, że masz nadpłatę podatku, możesz podać swój numer konta bankowego, żeby urząd zwrócił Ci pieniądze.
Sumienne wypełnienie każdego pola to podstawa prawidłowego rozliczenia.
Co wybrać: ryczałt czy działalność gospodarcza?
Jeśli wynajmujesz mieszkanie jako osoba fizyczna, czyli prowadzisz tak zwany najem prywatny, to od 2023 roku jedyną dostępną dla Ciebie formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Nie możesz tu odliczać kosztów, więc ryczałt będzie dla Ciebie najlepszy, jeśli Twoje przychody nie są wysokie, a koszty związane z nieruchomością są minimalne albo ciężko je udokumentować.
Z drugiej strony, jeśli wynajem generuje sporo wydatków – masz częste remonty, kupujesz nowe wyposażenie, spłacasz kredyt hipoteczny, a do tego myślisz o amortyzacji nieruchomości – to rozważenie prowadzenia najmu w ramach działalności gospodarczej może okazać się dla Ciebie bardziej opłacalne. Kiedy traktujesz wynajem jako biznes, masz do wyboru podatek liniowy (19%) albo skalę podatkową (12% i 32%), co daje Ci możliwość odliczania wielu różnych kosztów uzyskania przychodu.
Prowadząc działalność, odliczysz koszty eksploatacyjne (na przykład media, opłaty administracyjne), a także składki ZUS i inne wydatki związane z prowadzeniem firmy. Wybór tej odpowiedniej formy zależy więc od Twojej konkretnej sytuacji finansowej, tego, ile zarabiasz i ile wydajesz. Zawsze dokładnie przeanalizuj te opcje albo po prostu skonsultuj się z doradcą podatkowym.
„Wybór między ryczałtem a działalnością gospodarczą w kontekście wynajmu to decyzja, która naprawdę ma znaczenie. Ryczałt to prostota i przewidywalność dla najmu prywatnego. Działalność gospodarcza daje większą elastyczność w zarządzaniu kosztami, ale wiąże się też z większą biurokracją i jest stworzona dla osób, które traktują wynajem jako stałe źródło dochodu” – podkreśla Marek Zieliński, doradca podatkowy.
Dla Twojej wygody przygotowałem też małe porównanie:
| Cecha | Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (najem prywatny) | Działalność gospodarcza (np. podatek liniowy) |
|---|---|---|
| Możliwość odliczania kosztów | Nie | Tak |
| Stawki podatku | 8,5% (do 100 tys. zł), 12,5% (powyżej 100 tys. zł) | 19% (podatek liniowy) lub 12%/32% (skala podatkowa) |
| Formularz | PIT-28 | PIT-36L (liniowy), PIT-36 (skala) |
| ZUS | Brak składek ZUS (jeśli to jedyne źródło dochodu) | Składki ZUS (społeczne, zdrowotne) – obowiązkowe |
| Formalności | Proste | Większe (rejestracja, księgowość) |
| Amortyzacja nieruchomości | Nie | Tak |
Podsumowanie rozliczenia podatku za wynajem mieszkania
Rozliczenie podatku za wynajem mieszkania w 2025 roku jest naprawdę prostsze niż kiedyś, bo dla najmu prywatnego obowiązuje wyłącznie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Pamiętaj, że podatek płacisz od samego przychodu, a nie od dochodu, co oznacza, że nie możesz odliczać żadnych kosztów.
Główne narzędzie do rozliczenia to formularz PIT-28. Musisz go złożyć między 15 lutego a 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Bardzo ważne jest też regularne wpłacanie zaliczek na Twój indywidualny mikrorachunek podatkowy, pamiętając o symbolu „PPE”, żeby uniknąć zaległości. Wszystkie dokumenty dotyczące przychodów i kosztów (nawet tych nieodliczalnych) przechowuj przez 5 lat – tak nakazuje zasada okresu przechowywania dowodów.
Jeśli będziesz systematycznie ewidencjonować przychody z najmu i pilnować terminów swoich obowiązków podatkowych, unikniesz problemów z urzędem skarbowym. Mimo uproszczeń, zawsze warto mieć rękę na pulsie i śledzić zmiany w przepisach.
Często zadawane pytania (FAQ) dotyczące rozliczenia podatku za wynajem mieszkania
Czy muszę składać PIT-28, jeśli w danym roku nie miałem przychodów z najmu?
Nie, jeśli w danym roku podatkowym nie zarobiłeś nic na najmie prywatnym, nie musisz składać deklaracji PIT-28. Obowiązek podatkowy pojawia się dopiero, gdy masz jakiś przychód.
Czy mogę odliczyć podatek od nieruchomości od przychodu z najmu?
Niestety nie. Gdy rozliczasz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych dla najmu prywatnego, nie możesz odliczyć podatku od nieruchomości. Jest to po prostu jeden z kosztów, które nie wpływają na podstawę opodatkowania ryczałtem.
Co się stanie, jeśli spóźnię się ze złożeniem PIT-28?Spóźnienie ze złożeniem deklaracji PIT-28 może skończyć się dla Ciebie konsekwencjami prawnymi. Może to być kara finansowa albo nawet postępowanie karne-skarbowe. Jeśli opóźnienie jest niewielkie, możesz złożyć tak zwany „czynny żal”, informując urząd skarbowy, dlaczego się spóźniłeś i oczywiście od razu uregulować zaległość. Ważne, żebyś zrobił to, zanim urząd sam się zorientuje.
Czy mogę odliczyć koszty remontu mieszkania, które kupiłem na kredyt?
Nie, koszty remontu mieszkania, nawet jeśli kupiłeś je na kredyt, nie podlegają odliczeniu od przychodów z najmu prywatnego opodatkowanych ryczałtem. Podatek płacisz od samego przychodu, bez pomniejszania go o jakiekolwiek wydatki.
Jakie są konsekwencje nieopodatkowania dochodów z najmu?
Nieopodatkowanie dochodów z najmu to bardzo poważne naruszenie prawa podatkowego. Może to oznaczać, że naliczą Ci zaległy podatek razem z odsetkami, do tego grzywnę, a w skrajnych przypadkach nawet odpowiedzialność karną-skarbową. Urząd skarbowy ma możliwość sprawdzenia Twoich deklaracji i źródeł dochodu nawet kilka lat wstecz, więc nie warto ryzykować.
